¿Qué son las funciones definidas por el usuario?

¿Qué son las funciones personalizadas?

Las ‘funciones definidas por el usuario’, conocidas como UDF (User Defined Functions) o como funciones personalizadas permiten al usuario de Excel, a través del uso de macros (Visual Basic for Applications – VBA), crear/implementar funciones personalizadas, distintas, o complementarias a las que están integradas por defecto en Excel (más de 300). Una vez creadas, éstas pueden ser usadas tal como actualmente se usan las funciones como buscarv, suma, etc.

Ejemplo de Función Personalizada en Excel

Las UDF pueden contener operaciones o fórmulas simples a complejas. Aquí un caso creado:

Debido a que la venta de productos de categorías distintas y pesos distintos no puede ser comparable, se crea un “Stat Factor” de conversión, a través del cual las cajas vendidas de un producto (Actual Cases) se convierten a cajas estadísticas (Stat Cases) para una mejor comparabilidad de ventas de una unidad de negocio o país a otro. Así, tenemos la siguiente UDF creada para dos productos (por simplicidad):

Function SC(AC, Producto)
If Producto = "Clorox Lejia Tradicional 2kg" Then
SC = AC * 2
Else
If Producto = "Poett Aroma Bebe 900ml" Then
SC = AC * 0.9
End If
End If
End Function

¿Cómo se utilizan las funciones definidas por el usuario?

Luego de colocar dicha sentencia en VBA, esta función puede ser ubicada así:

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Las variables son “SC”, “AC” y “Producto” y el resultado final (SC) será mostrado en la celda donde se ejecute la fórmula (función).

Cabe señalar que en la versión Excel 2007 el límite de argumentos dentro de una UDF es de 255, en anteriores versiones es de 30 (si se requiere mantener compatibilidad se usa la opción ParamArray).

Si se desea colocar una descripción al UDF, una vez que se tiene la función, se puede grabar una macros, y en la ventana para poner el nombre de la macro, se agrega la descripción deseada. Una vez grabada la macros, en el editor de VBA se reemplaza SUB por FUCTION y finalmente resulta en la siguiente sentencia:

Function StatCases(AC, Producto)
' Esta UDF es creada para obtener el valor en Stat Cases de una cantidad especifica de actual cases por un producto en especifico.

If Producto = "Clorox Lejia Tradicional 2kg" Then
SC = AC * 2
Else
If Producto = "Poett Aroma Bebe 900ml" Then
SC = AC * 0.9
End If
End If
End Function

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Otra forma de realizarlo es, en el visor de VBA, poner F2, escoger de la lista despegable la opción VBA Project, y en la sección Miembros de ‘<globales>’ escoger la UDF creada y darle click derecho en Propiedades y colocar el texto deseado en la sección “Descripción”, luego dar Aceptar y Grabar.

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¿Cómo agregar una función de Excel a una Categoría?

Por otro lado, si se desea agregar la UDF a una categoría en particular definida en Excel se puede colocar lo siguiente en el VBA:

Public Sub Workbook_Open()
Application.MacroOptions Macro:="SC", Description:="Cálculo de Stat Cases", Category:=9
End Sub

El número de las categorías se listan a continuación:
0 Ninguna categoría, aparece solo en Todas
1 Financieras
2 Fecha y hora
3 Matemáticas y trigonométricas
4 Estadísticas
5 Búsqueda y referencia
6 Base de datos
7 Texto
8 Lógicas
9 Información
.. otras…

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¿Cómo crear un complemento de Excel?

Por último, esta UDF también puede ser grabada como un Complemento de Excel  (*.xlam). Esto se logra poniendo Grabar como, se escoge la opción Complemento de Excel  (*.xlam).  Al abrir una nueva hoja de Excel, en las Opciones de Excel – Complementos – Complemento de Excel, se puede dar check al UDF creado, y este automáticamente es cargado en nuestra hoja.

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Beneficios de las Funciones Personalizadas:

1. Crear funciones matemáticas complejas o personalizadas o manipuleo más sencillo de textos.
2. Simplificar fórmulas que en otros casos hubieren resultado en fórmulas extensas.

Limitaciones de las Funciones Personalizadas:

1. No pueden ser “grabadas” como se graban las macros.
2. Estas UDF’s no aparecen en la lista de Macros (Alt+F8), sino de inserción de funciones (botón fx en la barra de fórmulas o Menú Fórmulas – Insertar Función).
3. Si se llama a otra función o macro desde una UDF, dicha macro está bajo las mismas limitaciones que la UDF.
4. No se puede colocar un valor en una celda, fuera de la celda (o rango) conteniendo la fórmula; en otras palabras, las UDF’s sólo pueden ser usadas como fórmulas, no como las macros.
5. Las UDF’s no cambian la estructura de una hoja de Excel o los formatos (color, fuente, etc).
6. Dificultad en identificar errores (no se puede ir paso a paso como con F8 en una macros).

Elaborado por: Pamela Gonzales